Structuur in de chaos

Op een recente bijeenkomst vertelde een deelneemster over de chaos in haar hoofd en op haar bureau. Ze kwam maar niet tot de dingen die ze moest doen, stelde ze vaak uit, deed dan dingen die minder dringend waren. Ze vroeg zich af of ze deze situatie maar moest accepteren of dat er werkelijk een oplossing was voor haar probleem en waar ze die dan moest zoeken. Ik was jarenlang zeer gestructureerd, een pietje precies bijna, dat lijkt bij ons in de familie te zitten. Mijn opa pakte cadeautjes zeer minutieus uit, de plakbandjes zorgvuldig lospeuterend om zoveel mogelijk van het mooie papier intact te laten. Mijn broer had de lp’s op zijn jongenskamer in strakke rijtjes en op alfabetische volgorde in de kast staan. Soms leende ik er stiekem een en zette die dan zo nauwkeurig mogelijk weer op zijn plek terug. Hij zag het altijd. Vandaag de dag heeft hij dat, mede door zijn twee kleine kinderen, losgelaten. Bij mij was dit fenomeen minder extreem, maar ik ben ook in de loop der jaren makkelijker geworden. De oorzaak voor chaos is niet bij iedereen dezelfde en vooral creatieve ondernemers denken vaak dat het een noodzakelijk kwaad is bij het uiten van creativiteit. Maar met een beetje routine, en gewoontes kunnen we allemaal aanleren, is iedere chaoot enigszins in het gareel te krijgen. Belangrijk is een structuur te vinden die bij jou past.

order_and_chaos_Escher

Orde en Chaos door M.C. Escher

Een paar simpele tips:

  • Probeer zo nu en dan zakelijke relaties op je (thuis)kantoor uit te nodigen. Dit verplicht je om je werkomgeving opgeruimd te houden.
  • Noteer belangrijke dingen die in je opkomen meteen, zodat je niets vergeet. Je kunt ze opschrijven op één groot notitieblok of op post-its die je om je heen plakt, of op een whiteboard achter je bureau, maar er zijn ook gratis programma’s te downloaden voor op je pc.
  • Als je een takenlijst bijhoudt, splitst die dan op in waar en wanneer je de dingen kunt afhandelen. (Wat moet of kun je meteen ter plekke doen?) Of verdeel je lijst per onderwerp of beschikbare tijd, of dingen waarvoor je hulpmiddelen nodig hebt, zoals de telefoon of de computer. Of in mate van complexiteit: zet zaken bij elkaar die meerdere stappen vereisen en probeer het stap voor stap aan te pakken. Voor een lunchafspraak moet je misschien een restaurant reserveren en nadenken over wat je te bespreken hebt tijdens die lunch.
  • Denk goed na over hoe je documenten opslaat, zodat je (of iemand anders als dat nodig is) ze makkelijker terugvindt.
  • Gebruik een verloren uurtje om dingen na te kijken. Zijn adressen nog actueel? Heb je alle juiste documenten voor die vergadering?
  • Stel je e-mailmeldingen zodanig in dat je niet te vaak gestoord wordt, bijvoorbeeld door je e-mail één keer per uur te laten checken in plaats van elke 10 minuten.
  • Bepaal een aantal vaste ‘mailmomenten’ per dag voor het lezen en beantwoorden van je berichten.
  • Noteer zoveel mogelijk in je agenda. Zowel zakelijke als privéafspraken, en vergeet daarbij de reistijd niet. Niet alleen vergeet je zo minder, het kan ook nog eens dienen als bewijslast voor bijvoorbeeld de belastingdienst. (En vergeet geen tijd in te plannen voor leuke dingen!)Met een elektronische agenda (PDA) kun je tijd winnen, omdat je niet handmatig afspraken en adressen hoeft over te zetten naar je computer.

Meer organisatie- en andere ondernemerstips vind je in mijn boek Vertaler in ondernemersland.

Advertenties

One thought on “Structuur in de chaos

  1. […] Op een recente bijeenkomst vertelde een deelneemster over de chaos in haar hoofd en op haar bureau. Ze kwam maar niet tot de dingen die ze moest doen, stelde ze vaak uit, deed dan dingen die minder dringend waren. Ze vroeg zich af of ze deze situatie maar moest accepteren of dat er werkelijk een oplossing was voor haar probleem en waar ze die dan moest zoeken. Lees meer. […]

Reacties zijn gesloten.